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如何用流程原理分析制度缺陷?㈢
来源: | 作者:莫格林 | 发布时间: 2019-05-30 | 434 次浏览 | 分享到:

企业价值的实现部分取决于有条不紊的管理秩序,管理秩序的规范依赖于管理制度的完善,而制度的完善程度由其内含并配套流程的可操作性决定。然而在现阶段企业合规化进程的流程管理实践中,不仅存在流程与制度文本不相匹配的问题,流程图绘制工作本身也不尽规范、标准,难以达到其促进制度执行的目的。

企业的运营秩序体现了企业的管理水平,而要建立科学、高效的运营秩序,所用的技术手段则非流程莫属。在这方面,流程既是一个严谨分析的工具,也是一个直观的制度表述方式。这是因为,漏洞百出的制度根本无法以流程图表示,而以冗长、枯燥的文字所表述的制度永远没有流程图易读、易懂。因此,流程图已经越来越成为企业管理的不二法门。

⒈流程分析可轻易识别哪些制度缺陷?

逻辑严谨且表述清晰的管理流程,对企业制度建设的重要性不言自明。但鉴于目前以文字表述形式为主流的企业管理制度建设现状,不借助流程图等思维工具难以快速直接地发现缺陷、清晰明了地展示问题。

通过吴江水律师团队长期运用流程分析进行制度审查的法律风险管理实践,企业常见的管理制度缺陷有:

 

①整体管理模块缺失

企业管理制度的体系完整度不足,无异于将缺失模块的法律风险整体置于失控状态。企业制度的整体模块缺失主要表现为应有制度的缺位,以及已有制度内容未全面覆盖所对应操作流程。

②制度规定冲突或重叠

所规定内容的存在冲突,会使得员工难以正确理解制度与流程,从而易造成管理秩序的混乱以及对应法律风险的不可控情况;制度规定内容重复表述,使得文本篇幅无谓增加,却难以促进其理解、执行。

③制度规定模糊或界限不清

企业管理制度规定内容模糊或界限不清,指相关内容虽有规定,但其内涵外延不明,完全无法达到可直接据以操作的程度。这样的制度缺陷所带来的风险,与管理模块整体缺位同样严重。

 ⒉流程分析可以运用的思维工具?

好的管理制度中的流程应当具备可识别、可测量、可操作的特性,以防止批量产生法律风险,因此必然以严谨的逻辑体系为基础。而框架结构在大量线性文字中梳理则需依靠图示:层级、并行、顺序等关系能以更高效率被理解、接受。SOP流程图即是符合此种特性的工具之一。

《如何用流程原理分析制度缺陷?㈡》中所展示的《某公司差旅管理制度》流程图画法采用的是《教育部作业标准化(SOP)流程图制作规范[教育部秘书室管考科制931009]》,这套规范参考了《美国国家标准协会(ANSI)系统流程图标准符号》和《道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程》,是目前集大成且国际通用的标准化流程图绘制规则。

 

SOP流程图的每一种符号均有其特定功能,以起到标准化表述、提高信息传送效率的作用。同时因其路径的单一性以及连续性,能完整表示一套操作过程,并帮助识别制度中有缺陷的部分。

⒊怎样分析出制度内含的流程?

前面已经介绍过,制度之所以能够用流程图的方式加以分析,是因为许多制度中都存在着程序性的内容。而识别出这些内容,就可以用画流程图的方式来边画边识别制度中的问题,因为制度中的缺陷往往直接导致流程图根本画不下去。

如下图所示,通过剔除企业管理制度文本中的非流程要素,以及优化调整其逻辑、时间顺序,准确识别出企业制度文本中所含的流程要素,并根据程序性质选择流程图符号绘制,是进行流程分析的基本步骤。

 

SOP流程图满足所有的制度审查需求吗?

企业管理制度多涉及到各职能部门的分工协作,本文前述的SOP流程图画法,并不能很好地使得职能部门一眼看出自身于操作流程中的作用。而划分流程执行的不同阶段、不同职能部门的跨职能流程图,为此提供了新的思路。

 

跨职能流程图以表框中的行表示流程的不同阶段,以列表示所涉及的不同职能部门,简单明了地展现了各部门在流程的各阶段所应进行的工作程序,从而有助于实现工作流程的标准化操作。

卓越的企业领导者为企业这座“钟”扮演的角色应当是“造钟人”,而非“敲钟工”。长青的企业管理制度绝非展示柜中的尘封部头,而应是透过制度文本焕发出活力的可执行流程。

流程分析仅是对企业制度进行审查、分析,以提供改进方案的方法之一。但这一方法的运用,已彻底改写法律风险管理行业在企业制度审查中无法体系化、可视化、周延化识别风险的历史。

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