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如何用流程原理分析制度缺陷?㈠

[发布日期:2016-03-30] [字体: ]

 

如何用流程原理分析制度缺陷?㈠

//莫格林

 

企业管理离不开制度,好的制度管住风险、差的制度制造风险。在合规管理的大潮中,企业如何设立、审查制度已经成为控制制度质量的关键。但长期以来,如何审查制度如同如何审查合同一样经不起细问,因而许多制度即使经过多轮审查仍旧带病上岗成为企业的定时炸弹。

用流程分析手段审查合同或制度缺陷,是将无庸置疑的逻辑方法引入传统上只能进行主观判断的领域以发现法律风险点的有效方法,也是长期以来一直致力于推动法律风险管理精细化、技术化的吴江水律师团队首创的工作方法之一。

 

u  企业制度为何能用流程分析来审查?

 

企业管理制度大体上可以分为规章制度和责任制度。规章制度侧重于工作内容、范围和工作程序、方式;责任制度侧重于规范责任、职权和利益的界限及其关系。而任何规章制度究其实质内容,均由两大要素构成:定义和流程。

因此,对构成制度的核心要素的流程进行逻辑分析,是审查制度框架结构合理性、可操作性的最佳方式,也是为进一步打好制度的框架结构,进行流程再造的基础。

流程分析,是流程管理的组成部分。完整的流程管理还包括流程定义与重定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评、流程再造等。流程分析可对一个组织的现有工作程序进行梳理,使其符合时间及逻辑顺序、穷尽问题发生和处置方式的可能性,以确保流程畅通、工作顺利。

 

在对现有制度进行流程分析,可以分析出制度对流程的描述是否完整、可能性分析是否周延,从而保证流程涵盖所有阶段的所有行为,以落实管控手段的方式实现管控目标。据此进行的流程再造,可有效防控因制度缺陷而可能批量产生的法律风险。

对于制度缺陷的评述,无论是想说清楚还是想听明白都比较复杂,甚至引述哪部分存在问题都比较累人。但用流程图的方式则可以直观地展示制度中存在的缺陷,并评价缺陷部分的可操作性。

 

u  流程分析如何揭示制度的缺陷?

流程分析之所以能帮助发现制度缺陷,在于流程图路径的定向性与唯一性:若制度描述的操作过程不完整,或者时间逻辑顺序上不合理,或者定义中列举的可能性不周延,有着严格逻辑顺序与方向的流程图就无法绘制或者绘制不完整。下图即为某合同法律风险管理项目中对《合同专用章管理办法》的分析结果。

 

图中用虚线框与问号表示的部分,是理论上应规定、但该制度未予规定的内容,缺陷跃然纸上一览无余。如果不用这种方法,即使经验丰富的专家也不得不花时间研读大段的文字表述才能发现逻辑缺陷。

 

u  流程分析的拓展用途

流程分析作为极具逻辑性的技术方法其实有着非常广泛的用途,与概念划分原理一并用于制度审查可谓游刃有余,有着不可替代的作用。分析制度的具体方法,将于后续系列文章展开。

 

《如何用流程原理分析制度缺陷?㈡》等后续系列文章拟介绍如何运用流程分析识别企业管理制度中的法律风险、如何运用流程再造防范企业法律风险等内容,请关注微信公众号“吴影吴踪”获取

 

来源:微信公众号吴影吴踪

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